November 4, 2022

Date: November 4th, 2022
To: Residents of Salem Housing Authority
From: Public Housing Management Team
Re: Important Memo-Annual & Biennial Recertification Process-New Changes Proposed and We Want Your Feedback Please

This notice is to inform all residents of the Salem Housing Authority of a potential change in the recertification process. The change being considered is to allow residents to recertify their income Biennially (every two years) instead of Annually (once a year). Not all residents will qualify for this change. Residents with a fixed income (social security, disability, fixed pensions, for example) will likely qualify for Biennial Recertifications. Those who do qualify for biennial recertifications will be able to recertify their income once every two years. This change is intended to lessen the number of times you are required to come to the housing authority and report income. It’s a convenience for residents and it also lessens unnecessary time and document exchange given that fixed income likely doesn’t change. With this new system, all residents will still be required to report changes of income, whether you are on an Annual or Biennial Recertification process and all residents can come report changes at any point in time.

Read below for some reminders on how recertifications work.

Recertifications

  • A regularly scheduled reexamination of family income and composition.
  • Ensures continued program subsidy eligibility.
  • Determines a family’s subsidy amount and resident rent.

When do recertifications happen?

  • The recertification month for each development occurs on different months depending on where you live.
  • Recertifications are scheduled 90-days in advance of the effective date.
  • A recertification packet is mailed with a date for the resident to return all documents.
  • Recertifications are scheduled Annually and if the Biennial rent determination is adopted, some will recertify Biennial for those who qualify.

Who Qualifies for a Biennial Recertification?

  • The frequency (Annual/Biennial) is determined by the family’s income source. Generally, families where all adults are Elderly or disabled in specific programs where ALL income sources come from a fixed source such as SSI, SS or Pensions qualify for Biennial.
  • Families in programs which require an annual recertification or have no annual income for the entire family are conducted Annually.

It is important to remember that families must have ALL income sources in the household fixed in order to participate in a Biennial Recertification.

As always, all residents should continue to report changes of income within 7 days of the change occurring to your Property Manager.

We would like to receive feedback from residents regarding this Biennial Rent Recertification Process. Can you please provide us with your feedback/comments? Feel free to choose from the methods below if you’d like to provide feedback.

  1. You can call Maureen Thomas, Director of Public Housing at 978-744-4431 ext 103 or Massiel Garcia, Assistant Director of Public Housing at 978-744-4431 ext 106 to provide your feedback over the phone.
  2. You can also send an email to mgarcia@salemha.org and share your feedback.
  3. You can mail in a letter or drop off a letter in person to: 27 Charter Street, Salem, MA 01970. Please be sure to label your letter “Feedback for Biennial Rent”.

Additionally, we will be located at 27 Charter St. on Tuesday, November 22nd 2022 from 9:00-10:30am in the Community Room to answer questions and hear your comments/concerns about the potential change. Please join us!

We thank you in advance for your feedback and participation. The next step would be to provide the Salem Housing Authority Board members with feedback from residents and then to have the Board vote to adopt the new rent policy. All residents will be given advance notice before the new process begins. If you have questions, please feel free to reach out to your Property Manager.

 

 

Fecha: 4 de noviembre de 2022
Para: Residentes de la Autoridad de Vivienda de Salem
De: Equipo de Gestión de Vivienda Pública
Re: Memorándum importante – Proceso de recertificación anual y bienal – Nuevos cambios propuestos y queremos sus comentarios

Este aviso es para informar a todos los residentes de la Autoridad de Vivienda de Salem sobre un posible cambio en el proceso de recertificación. El cambio que se está considerando es permitir que los residentes recertifiquen sus ingresos Bienalmente (cada dos años) en lugar de Anualmente (una vez al año). No todos los residentes calificarán para este cambio. Los residentes con ingresos fijos (seguro social, discapacidad, pensiones fijas, por ejemplo) probablemente calificarán para las recertificaciones bienales. Aquellos que califiquen para recertificaciones bienales podrán recertificar sus ingresos una vez cada dos años. Este cambio tiene como objetivo reducir la cantidad de veces que debe presentarse ante la autoridad de vivienda e informar los ingresos. Es una comodidad para los residentes y también reduce el tiempo innecesario y el intercambio de documentos dado que es probable que los ingresos fijos no cambien. Con este nuevo sistema, todos los residentes aún deberán informar los cambios de ingresos, ya sea que esté en un proceso de recertificación anual o bienal, y todos los residentes pueden informar los cambios en cualquier momento.

Lea a continuación algunos recordatorios sobre cómo funcionan las recertificaciones.

Recertificaciones

  • Un nuevo examen programado periódicamente de los ingresos y la composición de la familia.
  • Asegura la elegibilidad continua del subsidio del programa.
  • Determina el monto del subsidio familiar y el alquiler del residente.

¿Cuándo suceden las recertificaciones?

  • El mes de recertificación para cada desarrollo ocurre en diferentes meses según el lugar donde vive.
  • Las recertificaciones se programan 90 días antes de la fecha de vigencia.
  • Se envía por correo un paquete de recertificación con una fecha para que el residente devuelva todos los documentos.
  • Las recertificaciones se programan Anualmente y si se adopta la determinación del alquiler Bienal, algunos recertificarán Bienal para aquellos que califiquen.

¿Quién califica para una recertificación bienal?

  • La frecuencia (Anual/Bienal) está determinada por la fuente de ingresos de la familia. Generalmente, las familias donde todos los adultos son Ancianos o discapacitados en programas específicos donde TODAS las fuentes de ingresos provienen de una fuente fija como SSI, SS o Pensiones califican para Bienal.
  • Las familias en programas que requieren una recertificación anual o que no tienen ingresos anuales para toda la familia se llevan a cabo Anualmente.

Es importante recordar que las familias deben tener fijas TODAS las fuentes de ingresos en el hogar para poder participar en una Recertificación Bienal.

Como siempre, todos los residentes deben continuar informando los cambios de ingresos dentro de los 7 días posteriores al cambio al administrador de la propiedad.

Nos gustaría recibir comentarios de los residentes con respecto a este proceso de recertificación de alquiler bienal. ¿Puede proporcionarnos sus comentarios/retroalimentación? Siéntase libre de elegir entre los métodos a continuación si desea proporcionar comentarios.

  1. Puede llamar a Maureen Thomas, Directora de Vivienda Pública al 978-744-4431 ext 103 o Massiel García, Subdirector de Vivienda Pública al 978-744-4431 ext 106 para brindar sus comentarios por teléfono.
  2. También puede enviar un correo electrónico a mgarcia@salemha.org y compartir sus comentarios.
  3. Puede enviar una carta por correo o entregarla en persona a: 27 Charter Street, Salem, MA 01970. Asegúrese de etiquetar su carta como “Comentarios para alquiler bienal”.

Además, estaremos ubicados en 27 Charter St. el martes 22 de noviembre de 2022 de 9:00 a. m. a 10:30 a. m. en la sala comunitaria para responder preguntas y escuchar sus comentarios/inquietudes sobre el posible cambio. ¡Por favor únete a nosotros!

Agradecemos de antemano su comentario y participación. El siguiente paso sería proporcionar a los miembros de la Junta de la Autoridad de Vivienda de Salem comentarios de los residentes y luego hacer que la Junta vote para adoptar la nueva política de alquiler. Todos los residentes recibirán un aviso previo antes de que comience el nuevo proceso. Si tiene preguntas, no dude en comunicarse con el administrador de su propiedad.